Im Interview mit Christian Penava, Managing Director (DACH) bei BLACKBELT XP.
Laut einer Studie der Marktforscher IDC betrugen die Ausgaben für Software-Lizenzen in Deutschland im Jahr 2020 insgesamt rund 14,4 Milliarden Euro. Dabei handelt es sich um eine Kalkulation für alle Arten von Software-Lizenzen, einschließlich proprietärer und Open-Source-Software. Eine weitere Untersuchung des IT-Branchenverbandes Bitkom aus 2019 ergab, dass deutsche Unternehmen 2018 insgesamt ungefähr 6,3 Milliarden Euro für Software-Lizenzen gezahlt haben. Dieser Wert bezieht sich jedoch nur auf Standard-Software, die vielerorts Verwendung finden, wie zum Beispiel Betriebssysteme, Büroanwendungen oder Datenbanken.Große Summen und damit immense monetäre Einsätze für das Betreiben von Software bestimmen mittlerweile den geschäftlichen Alltag. Die Optimierung der Lizenzkosten kann also einen großen Einfluss auf das Umsatz- bzw. Gewinn-Ergebnis einer Firma haben und damit ein wichtiger Baustein sein, um Investitionen zu senken. Sie bezieht sich auf den Prozess, bei dem Unternehmen ihre Software-Lizenzen effektiver und effizienter nutzen, um Ausgaben zu reduzieren, aber auch das Risiko von Lizenzverstößen zu minimieren. Im Rahmen von Vertragsverhandlungen ergibt sich außerdem die Option, langfristig niedrigere Lizenzgebühren für Software zu erreichen. Genau diesen Themen und die damit zusammenhängenden Optimierungen, hat sich BLACKBELT XP von der LCxp Deutschland GmbH mit Sitz in Leonberg verschrieben.
Mit Christian Penava, Managing Director (DACH) bei BLACKBELT XP, sprechen wir heute über (SaaS-)Lizenz- sowie Cloud-Optimierung, Vertragsverhandlungen und darüber, welche Tipps oder Tricks er zur grundsätzlichen Einsparung interner Software-Aufwendungen geben kann.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Penava, die Lizenzierung von Software ist ein wichtiger rechtlicher Aspekt, den man beim Kauf oder Verwendung beachten muss. Ist bei den Unternehmen in der Regel das dazu notwendige Know-how vorhanden?
Christian Penava: Es hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Software und der Anzahl der verwendeten Lizenzen. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, eine externe Beratung hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Lizenzbedingungen einhält und keine rechtlichen Probleme entstehen.Unternehmen sollten daher, unabhängig von ihrer Größe, sicherstellen, dass sie über ausreichende Kenntnisse und Ressourcen verfügen, um die Lizenzierung von Software zu verstehen und zu verwalten, oder sich gegebenenfalls an externe BeraterInnen wenden.
DIGITAL FUTUREmag: Welche verschiedene Arten von Software-Lizenzen gibt es und welche ist aus Ihrer Erfahrung zu bevorzugen?
Christian Penava: Es gibt viele verschiedene Arten von Software-Lizenzen, daher werde ich den Fokus auf einige der häufigsten Arten richten:
Proprietäre Lizenzen: Dies sind Lizenzen, die den BenutzerInnen das Recht einräumen, die Software zu nutzen, jedoch nicht das Recht zur Weitergabe oder Änderung der Software. Diese Lizenzen werden oft von kommerziellen Softwareanbietern verwendet.
Open-Source-Lizenzen: Diese Lizenzen erlauben es den Usern, die Software zu nutzen, zu modifizieren und weiterzugeben. Sie werden oft von Gemeinschaften von EntwicklerInnen verwendet, die die Idee der offenen Zusammenarbeit und des freien Austauschs von Wissen und Technologie unterstützen.
Freie Lizenzen: Diese Lizenzen erlauben es den Benutzerinnen und Benutzern, die Software zu verwenden, zu modifizieren und weiterzugeben, ähnlich wie Open-Source-Lizenzen. Der Unterschied besteht darin, dass freie Lizenzen oft spezifische Anforderungen in Bezug auf die Freiheit der BenutzerInnen und die Weitergabe von Software enthalten.
SaaS-Lizenzen: Diese Lizenzen ermöglichen es den BenutzerInnen, auf eine Softwareanwendung zuzugreifen, die auf einem Server des Anbieters ausgeführt wird. Die BenutzerInnen zahlen normalerweise eine Gebühr für den Zugriff auf die Anwendung.
Cloud-Lizenzen: Diese Lizenzen ermöglichen es den Usern, eine Softwareanwendung in einer Cloud-Umgebung zu betreiben. Die BenutzerInnen zahlen normalerweise eine Gebühr für den Zugriff auf die Anwendung.
Ihre Frage nach der bevorzugten Art von Software-Lizenz hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens oder Users ab. Proprietäre Lizenzen bieten oft eine höhere Kontrolle und Unterstützung durch den Softwareanbieter, während Open-Source-Lizenzen mehr Flexibilität und die Möglichkeit haben, die Software an die spezifischen Anforderungen anzupassen.Es ist wichtig, dass BenutzerInnen und Unternehmen die Lizenzbedingungen sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie die Bedingungen der ausgewählten Lizenz erfüllen können, um rechtliche Probleme und potenzielle Lizenzverletzungen zu vermeiden.
DIGITAL FUTUREmag: Was sind die größten Fehler, die IT-EntscheiderInnen bei der Lizenzierung von Software machen können?
Christian Penava: Da gibt es eine Reihe von Fehlern, die möglich sind. Ich beschränke mich hier mal auf einige der größten Fehler:
Fehlende Kenntnisse über die Lizenzbedingungen: Viele IT-EntscheiderInnen haben keine vollständigen Kenntnisse über die Lizenzbedingungen der von ihnen genutzten Software. Dies kann dazu führen, dass sie gegen die Bedingungen verstoßen und möglicherweise mit rechtlichen Konsequenzen konfrontiert werden.
Nicht ausreichend lizenzierte Software: Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass IT-EntscheiderInnen nicht genügend Lizenzen für die von ihnen verwendete Software erwerben. Dies kann zu einer Unterlizenzierung führen, was wiederum rechtliche Konsequenzen haben kann.
Fehlende Überwachung der Nutzung von Software: Viele Unternehmen vernachlässigen die Überwachung der Nutzung von Software durch ihre Mitarbeitenden. Dadurch können unautorisierte Kopien der Software auf den Systemen des Unternehmens installiert werden, was wiederum zu Unterlizenzierung oder zu Verstößen gegen die Lizenzbedingungen führen kann.
Verwendung von Open-Source-Software ohne Überprüfung der Lizenzbedingungen: Open-Source-Software ist oft mit Lizenzbedingungen verbunden, die von den Bedingungen proprietärer Software abweichen können. Wenn IT-EntscheiderInnen Open-Source-Software verwenden, ohne die Lizenzbedingungen sorgfältig zu prüfen, können sie gegen die Bedingungen verstoßen und rechtliche Konsequenzen riskieren.
Vernachlässigung der Lizenzverwaltung: Viele Unternehmen vernachlässigen die Verwaltung ihrer Lizenzen. Dadurch können IT-EntscheiderInnen den Überblick über die Anzahl der verfügbaren Lizenzen verlieren, was zu Unterlizenzierung oder Überlizenzierung führen kann.
Es ist wichtig, dass IT-EntscheiderInnen sich mit den Lizenzbedingungen der von ihnen verwendeten Software vertraut machen und eine effektive Lizenzverwaltung implementieren, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns gerne einmal über das Thema (SaaS-)Lizenz-Optimierung sprechen. Wie gehen Sie normalerweise vor, wenn Sie von KundInnen mit dieser Aufgabe betraut werden?
Christian Penava: Unsere MitarbeiterInnen gehen die SaaS-Lizenzoptimierung auf verschiedene Weise an, je nach den spezifischen Zielen und Einschränkungen des Unternehmens und des Projektumfangs. Einige der unternommenen Schritte sind:
Analyse der historischen Nutzung: Im Allgemeinen besteht der erste Schritt bei der Optimierung von SaaS-Lizenzen darin, historische Nutzungsdaten zu analysieren, um Muster und Trends zu erkennen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, welche Lizenzen zu wenig und welche zu viel genutzt werden. Durch die Anpassung der Lizenzzuweisungen auf der Grundlage von Nutzungsmustern können Unternehmen Verschwendung reduzieren und Geld sparen.
Künftige Nutzung prognostizieren: Der nächste Schritt ist die Vorhersage der künftigen Nutzung auf der Grundlage von Trends und Prognosen. Auf diese Weise können Unternehmen den künftigen Lizenzbedarf vorhersehen und ihre Zuweisungen entsprechend anpassen. Durch eine genaue Vorhersage des Lizenzbedarfs können Unternehmen vermeiden, zu viel für nicht benötigte Lizenzen zu bezahlen, und das Risiko verringern, dass ihnen die Lizenzen ausgehen, wenn sie benötigt werden.
Mit Anbietern verhandeln: Darüber hinaus können wir bei der Verhandlung von SaaS-Verträgen mit Anbietern helfen, um sicherzustellen, dass Unternehmen das bestmögliche Angebot erhalten. Dies kann Verhandlungen über niedrigere Preise, flexible Vertragsbedingungen und die Möglichkeit zur Anpassung der Lizenzzuteilung nach Bedarf beinhalten. Mit der richtigen Vertragsgestaltung können Unternehmen ihre Kosten senken und ihr Lizenzmanagement insgesamt verbessern.
Nutzungsrichtlinie implementieren: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Unternehmen bei der Implementierung einer Nutzungsrichtlinie beraten und unterstützen. In dieser ist festgelegt, wie SaaS-Lizenzen zugewiesen und genutzt werden sollen, um die Lizenzen zu optimieren. Dies kann Richtlinien für die Zuweisung von Lizenzen auf der Grundlage von Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten, die Überwachung der Lizenznutzung und die Durchsetzung der Lizenzeinhaltung umfassen. Durch die Implementierung einer Nutzungsrichtlinie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lizenzen effektiv und effizient genutzt werden.
DIGITAL FUTUREmag: Um langfristig Kosten zu sparen, kommen Sie wahrscheinlich ohne entsprechende Vertragsverhandlungen mit den Software-Herstellern nicht wirklich weiter. Welche Möglichkeiten hat eine Firma, bestehende Verträge zu korrigieren und somit für sich langfristig zu verbessern?
Christian Penava: Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie unsere Mitarbeitenden einem Unternehmen helfen können, bestehende Softwarelizenzverträge zu korrigieren und langfristig zu verbessern:
Neuverhandlung eines bestehenden Vertrags: Wir können dem Unternehmen helfen, die Bedingungen des bestehenden Lizenzvertrags mit dem Softwareanbieter neu auszuhandeln. Dabei können günstigere Bedingungen ausgehandelt werden, z.B. niedrigere Kosten, flexiblere Nutzungsrechte oder günstigere Verlängerungsbedingungen.
Vorzeitige Vertragserneuerung: Wenn die Realität des Unternehmens deutlich von der prognostizierten Entwicklung abweicht (z.B. wenn das Wachstum und/oder der Bedarf an Softwareprodukten/Softwaremengen größer ist als erwartet), kann ein bestehender Vertrag mit einem Anbieter oder Wiederverkäufer vorzeitig geöffnet und neu ausgehandelt werden, um höhere Rabatte oder eine günstigere Vertragslaufzeit oder beides zu erreichen.
Konsolidierung von Lizenzverträgen: Unsere MitarbeiterInnen können ein Unternehmen dabei unterstützen, seine bestehenden Softwareverträge zu analysieren und zu konsolidieren, um Kosten zu senken und die Lizenzverwaltung zu vereinfachen. Dazu kann es gehören, doppelte oder unnötige Softwareprodukte und Softwareverträge zu identifizieren und zu eliminieren sowie Lizenzverträge mit einem einzigen Anbieter zu konsolidieren, um von Mengenrabatten zu profitieren.
Rechtliche Beratung: Wir raten unseren KundInnen, sich auch rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass ihre bestehenden Softwarelizenzverträge rechtlich einwandfrei sind und den Interessen des Unternehmens entsprechen. Eine Rechtsberatung kann dem Unternehmen helfen, potenzielle Risiken oder Verbesserungsmöglichkeiten in seinen bestehenden Lizenzverträgen zu erkennen.
Insgesamt liegt der Schlüssel zur Korrektur und langfristigen Verbesserung bestehender Softwarelizenzverträge in der Analyse bestehender Verträge, der Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche und der Zusammenarbeit mit Anbietern und RechtsberaterInnen, um günstigere Bedingungen auszuhandeln und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
DIGITAL FUTUREmag: Viele Anwendungen, Programme und Tools werden heute in der Cloud betrieben. Lässt sich dort gleichermaßen eine Lizenzoptimierung durchführen?
Christian Penava: Ja, auch in der Cloud können IT-EntscheiderInnen eine effektive Lizenzoptimierung durchführen. Es gibt spezielle Tools und Lösungen für das Lizenzmanagement in der Cloud, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Lizenznutzung zu überwachen und zu optimieren.
Ein Vorteil der Cloud ist, dass die Lizenzierung oft flexibler und skalierbarer ist als bei lokalen Installationen von Software. Cloud-Dienstleister bieten in der Regel verschiedene Lizenzmodelle an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Lizenzen bedarfsgerecht zu skalieren. Dies kann eine effektive Möglichkeit sein, die Lizenzkosten zu reduzieren.Allerdings sollten IT-EntscheiderInnen auch in der Cloud die Lizenzbedingungen der genutzten Software sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie ihre Lizenzen ordnungsgemäß verwalten. Dies kann helfen, Unterlizenzierung und Überlizenzierung zu vermeiden und mögliche rechtliche Konsequenzen zu minimieren.Insgesamt ist das Lizenzmanagement in der Cloud möglich und wichtig, um die Lizenznutzung zu optimieren und die Kosten zu minimieren.
DIGITAL FUTUREmag: Ich habe den Eindruck, dass am Ende AuftraggeberInnen sehr viel mehr davon haben, als lediglich die Optimierung der Software-Ausgaben. Was spricht noch dafür, sich mit dem Business-Faktor Software-Lizenzierung im eigenen Haus intensiver zu beschäftigen?
Christian Penava: Neben der Optimierung der Softwareausgaben gibt es eine Reihe weiterer Gründe, warum es für Unternehmen wichtig ist, sich intensiver mit der Softwarelizenzierung auseinander zu setzen:
1. Verringerung oder Beseitigung von Compliance-Risiken: Die Einhaltung von Software-Lizenzvereinbarungen ist entscheidend für die Vermeidung rechtlicher und finanzieller Risiken. Die Verletzung von Lizenzvereinbarungen kann zu kostspieligen Strafen und Rechtsstreitigkeiten führen, das Image des Unternehmens schädigen und sich auch auf die künftige Zusammenarbeit mit anderen SW-Anbietern auswirken.
2. Verbesserung und Unterstützung der Sicherheit: Eine ordnungsgemäße Softwarelizenzierung kann dazu beitragen, dass die Software auf dem neuesten Stand und sicher ist, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenverlusten verringert wird. Die ordnungsgemäße Verfolgung von Softwareinstallationen unterstützt auch die Sicherheitsabteilung bei der Identifizierung potenzieller Datenverletzungen und der Beseitigung von Risiken durch raubkopierte/geknackte Software.
3. Steigerung der Prozess- und Finanzeffizienz: Eine effektive Verwaltung von Softwarelizenzen kann dabei unterstützen, Softwarebeschaffungs- und -verwaltungsprozesse zu rationalisieren, den Verwaltungsaufwand zu verringern und Ressourcen für andere geschäftskritische Aktivitäten freizusetzen. Zu wissen, was man braucht, ist der Schlüssel zur Vermeidung überhöhter Ausgaben.
4. Erhöhung der Effizienz des Lieferantenmanagements: Ein effektives Management von Softwarelizenzen kann mitwirken, die Beziehungen zu den Anbietern zu verbessern und günstigere Bedingungen auszuhandeln, wie z.B. die Inzahlungnahme ungenutzter Lizenzen.
5. Bessere Kostenkontrolle: Eine effektive Verwaltung von Softwarelizenzen kann zur Kostenkontrolle beisteuern, indem unnötige Ausgaben für überflüssige oder ungenutzte Lizenzen vermieden, Mengenrabatte genutzt und günstigere Konditionen ausgehandelt werden.
6. Unterstützung der strategischen Planung: Ein Verständnis der Softwarelizenzierung und ihrer Auswirkungen kann Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen über ihre IT-Strategien und -Investitionen zu treffen und sicherzustellen, dass diese Investitionen mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen.
Ein effektives Software-Lizenzmanagement ist für die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit, die Effizienz, das Lieferantenmanagement, die Kostenkontrolle und die strategische Planung unerlässlich und dient als Bindeglied und Unterstützung für alle wichtigen Abteilungen eines Unternehmens. Durch einen proaktiven Ansatz bei der Softwarelizenzierung können Unternehmen diese Vorteile nutzen, sich für einen langfristigen Erfolg positionieren und alle Vorteile nutzen, um fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu treffen.
DIGITAL FUTUREmag: Bei der Optimierung der Software könnte man annehmen, dass professionelle Consultants bestimmte Produkte bevorzugen, weil dadurch vielleicht Provisionen oder ähnliche Zusatzleistungen winken. Hand aufs Herz: Wie unabhängig ist BLACKBELT in der Empfehlung von vielleicht alternativer Software? Wie ist hier Ihre Philosophie?
Christian Penava: Dadurch, dass wir keine Lizenzen verkaufen, sind wir 100 Prozent unabhängig und es liegt mir am Herzen, dass das auch so bleibt. Es gibt Mitbewerber am Markt, die mit hundertprozentiger Unabhängigkeit werben, aber eine zweite Firma besitzen, über die sie Lizenzen vermarkten. So ein Geschäftsmodell betreiben wir nicht. Wenn uns ein Kunde fragt, können wir selbstverständlich den ein oder anderen Partner empfehlen, bei dem er zu einem marktgerechten Preis rechtskonform Lizenznutzungsrechte beziehen kann. Allerdings führt der Kunde die Preisverhandlungen mit dem Partner selbst durch. Hier mischen wir uns nicht ein. Damit fahren wir gut und das soll auch in Zukunft so bleiben.
DIGITAL FUTUREmag: Ich denke auch, dass das extrem wichtig ist. Ganz herzlichen Dank für dieses ausführliche Interview.
Christian Penava: Sehr gerne, Ihnen auch, ganz herzlichen Dank!
